プライバシーポリシー

Kizuna Intelligence株式会社（以下「当社」といいます。）は、当社が提供する AI 電話受付サービス「Otoa Reception」（以下「本サービス」といいます。）及び当社ウェブサイト（reception.otoa.ai）における、利用者についての個人情報を含む利用者情報の取扱いについて、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）を定めます。なお、本ポリシーで使用する用語の意味は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）に準拠するものとします。

本サービスの利用条件は、利用規約に定めます。本サービスの利用にあたり Otoa アカウントを用いる場合、アカウントそのものに関する利用者情報の取扱いは、Otoa アカウントのプライバシーポリシーに定めます。

1. 本ポリシーの対象と当社の立場

本ポリシーは、次の二つの立場の方の情報を対象とします。

• 登録ユーザー　本サービスを契約し、受付を設定する事業者（法人、団体及び個人事業主）並びにその利用担当者（登録ユーザーのために管理画面、API 等を操作する役員、従業員その他の者）
• 発信者　登録ユーザーの受付に対して、電話、受付ページまたは登録ユーザーのウェブサイトに設置されたウィジェットを通じて音声で連絡をした方

発信者の情報（通話記録等）は、登録ユーザーがその事業のために取得する情報です。 当社は、登録ユーザーからの委託に基づいて、本サービスの提供に必要な範囲でこれを取り扱います。個人情報保護法上、発信者の個人情報の取扱いについて第一次的な責任を負うのは登録ユーザーであり、当社は第3項(2)に定める範囲を超えて、発信者の情報を当社自身の目的に利用しません。発信者の方は、第7項もご確認ください。

2. 取得する利用者情報及び取得方法

本ポリシーにおいて、「利用者情報」とは、登録ユーザーまたは発信者の識別に係る情報、通信サービス上の行動履歴、その他これらの方またはその端末に関連して生成または蓄積された情報であって、本ポリシーに基づき当社が取得し、または取り扱うものを意味するものとします。

(1) 登録ユーザーからご提供いただく情報

• メールアドレス
• パスワード（当社は、パスワードそのものを保持しません。認証基盤において不可逆な形に変換された値を保持します。）
• 氏名または表示名
• 組織の名称、業種及び事業内容
• 組織の管理者が利用担当者として追加する方の氏名及びメールアドレス
• 受付の設定に関する情報（応対の流れ、応対スキル、AI が参照する知識、固有名詞の読み、キャラクターの名称、指示、画像及び参照音声、受付の公開設定等）
• 登録ユーザーのウェブサイトの URL
• 有料プランの申込みに際してご入力いただく決済に関する情報（請求先住所、カード名義人その他の請求先情報を含みます。クレジットカード番号等のカード情報は当社が委託する決済代行事業者が取り扱い、当社は保持しません。）
• 本人確認または法人確認のためにご提供いただく情報（個人事業主の場合: 氏名、氏名のふりがな、生年月日、住所、職業及び屋号。法人または団体の場合: 名称、法人番号、本店所在地、事業内容、並びに代表者、担当者及び実質的支配者の氏名、ふりがな、生年月日、住所、役職及び法人との関係）
• 本人確認書類（運転免許証、個人番号カードの表面、在留カード、旅券、資格確認書、住民票の写し、印鑑登録証明書、公共料金の領収書、納税証明書、登記事項証明書、委任状等）の画像または PDF。当社は、個人番号（マイナンバー）を取得しません。 個人番号カードは個人番号の記載がない表面のみを受け付け、個人番号が写り込んだ画像は削除します。
• 電話番号のお申し込みに際してご入力いただく情報（事業内容、ウェブサイトの URL、利用目的、想定される通話数等）
• 事前登録、お問い合わせまたはアンケートの際にご提供いただく情報

(2) 登録ユーザーのウェブサイトから当社が取得する情報

登録ユーザーが初期設定または知識の作成のためにウェブサイトの URL を指定した場合、当社は、当該ウェブサイトのページの内容（文章、連絡先、営業時間等）及び画面の画像を取得し、応対に用いる知識として保存します。ウェブサイトに第三者の個人情報が掲載されている場合、その情報が知識に含まれることがあります。登録ユーザーは、知識の内容を管理画面で確認し、修正または削除することができます。

(3) 発信者に関して取得する情報

発信者が通話を開始した場合、当社は、登録ユーザーからの委託に基づき、以下の情報を取得します。ウェブサイトを閲覧しているだけ、または受付ページを開いただけでは、音声を取得しません。

• 通話の音声（発信者の音声と受付 AI の音声を、それぞれ録音します。）
• 通話内容を文字化したテキスト
• 通話を通じて AI が聞き取り、整理した用件及び項目（登録ユーザーの設定により、氏名、電話番号、メールアドレス、希望日時、相談内容等が含まれることがあります。）
• 通話の開始前に発信者が入力した項目（登録ユーザーが設定した場合）
• 通話中に発信者が提出したファイル（登録ユーザーが設定した場合）
• 通話の日時、通話時間、終了理由、応対の進行状況その他の通話に付随する情報
• 端末及び通信に関する情報（IP アドレス、ブラウザの種類等）

当社が電話番号を提供し、電話回線を通じた通話を受け付ける場合には、発信者の電話番号（発信者番号）その他電気通信事業者から当社に通知される情報を取得することがあります。

(4) 本サービスの利用の過程で当社が生成または記録する情報

• 用件の要約、担当者への取次の通知その他 AI が生成した情報
• 本人確認の審査及び郵送の記録（実施者、日時、結果及び理由）並びに確認記録
• ロールプレイ及びシミュレーション（登録ユーザーが応対の確認のために実行する模擬通話）の内容。これは発信者の情報を含まない模擬的な対話です。
• 登録日時、最終ログイン日時、ログインの試行に関する記録、API キーの利用記録
• 利用状況（通話の本数及び時間等）、サーバーアクセスログ

(5) Cookie 及びブラウザの保存領域

• 管理画面のログイン状態を保持するため、認証用の Cookie（有効期間は約 1 時間）及びブラウザの保存領域を使用します。
• 受付ページ及び埋め込みウィジェットは、Cookie を使用しません。
• 当社は、本サービス及び当社ウェブサイトに、広告配信またはアクセス解析のための情報収集モジュールを組み込んでいません。 将来これらを組み込む場合は、本ポリシーを改定して周知します。

3. 利用目的

(1) 登録ユーザーの利用者情報

1. 本サービスに関する登録の受付、認証、設定の記録、決済、利用料金の計算等、本サービスの提供、維持、保護及び改善のため
2. 犯罪による収益の移転防止に関する法律その他の法令に基づく取引時確認（本人確認及び法人確認）、並びに電話番号の申込みの審査及び割当てのため
3. 受付の初期設定及び知識の作成のため（登録ユーザーのウェブサイトの探索及び解析を含みます。）
4. 利用状況の把握、従量料金の計上、従量上限の管理、支払状況の確認及び不正利用の防止のため
5. 本サービスに関するご案内、お問い合わせ等への対応のため
6. 本サービスに関する当社の規約、ポリシー等に違反する行為に対する対応のため
7. 本サービスに関する規約の変更、メンテナンス情報、その他重要なご連絡などを通知するため
8. 個人を特定できない範囲での統計の作成及び利用のため
9. 本サービスの改善及び新規サービスの開発のため
10. 法令に基づく対応のため

(2) 発信者の利用者情報（通話記録等）

当社は、通話記録等を、以下の目的に限り取り扱います。

1. 登録ユーザーからの委託に基づき、本サービスを提供するため（AI による応対の実行、録音、文字化、用件の整理、登録ユーザーの管理画面への表示及び再生、エクスポート、取次の通知）
2. 本サービスの障害の調査、応対の品質及び安全性の確認、並びに不正利用の防止のため
3. 個人を特定できない形での統計情報の作成のため
4. 法令に基づく対応のため
5. 登録ユーザーからの委託に基づき、通話記録等を統計情報（音声認識、応答生成その他の AI モデルの学習を含みます。）の作成に利用するため

当社は、通話記録等を AI モデルの学習に用いる場合、学習済みのモデルに個々の通話の内容をそのまま保持しません。 当社は、通話記録等の処理（音声認識、応答の生成、音声合成、用件の整理等）を委託する事業者との間で、処理の終了後にデータを保存しないこと及び本サービスを通じて処理されたデータを当該事業者のモデルの学習に利用しないことを内容とする契約を締結します。

4. 通話記録等の取扱い

本サービスは音声を扱うサービスであるため、通話記録等の流れと取扱いについて特に以下のとおり定めます。

(1) 録音及び記録の設定

1. 通話の録音及び自動記録は、既定で有効です。登録ユーザーは、組織の設定でこれを無効にすることができます。無効にした場合、当社は通話の音声及び文字化したテキストを自動では保存せず、AI が応対の中で「問い合わせとして記録」した用件のみを保存します。
2. 録音及び記録を行うのは、発信者が自ら通話を開始したときだけです。

(2) 処理の流れ及び場所

1. 発信者の音声は、発信者の端末（または電話回線）から、暗号化された通信により、日本国内（東京リージョン）に置かれた当社のサーバーへ送信されます。
2. 当社のサーバーは、音声を当社の音声対話基盤（当社が提供する Otoa API）へ中継し、音声認識、応答の生成及び音声合成を行います。発信者の音声及びその文字化は、日本国内、シンガポール又はインドに置かれたサーバーで処理されます。 音声認識を行う委託先は日本国外に所在する事業者ですが、処理は日本国内のサーバーで行われ、処理の終了後に音声を保存しません。応答の生成及び音声合成には、シンガポール又はインドのサーバーを利用することがあります。これらの処理系は、処理に必要な間だけデータを取り扱い、保存しません。
3. 用件の整理、要約、応対の進行の判断、知識の検索その他の処理のため、当社は、通話内容を文字化したテキスト（音声は含みません。）を、アメリカ合衆国に所在する AI モデル提供事業者のサーバーへ送信し、処理させることがあります。当該事業者は、処理に必要な間だけデータを取り扱い、当社との契約により、データをモデルの学習に利用しません。
4. 録音、文字化したテキスト、用件、提出されたファイル及び登録ユーザーのウェブサイトの解析画像は、日本国内（東京リージョン）のクラウド事業者のサーバーに保存します。

(3) 閲覧

1. 登録ユーザーは、管理画面において、自らの組織の通話記録等を閲覧、再生及びエクスポートすることができます。
2. 当社の担当者は、本サービスの障害の調査、応対の品質及び安全性の確認、不正利用の防止、登録ユーザーからの依頼への対応、または法令に基づく対応のために必要な場合に限り、通話記録等を閲覧または聴取することがあります。
3. 当社は、通話の音声を運用ログに記録しません。文字化したテキストは、障害調査に必要な範囲（資料検索の検索文等）で運用ログに記録されることがあります。

5. 本人確認情報の取扱い

当社は、電話番号を含む有料プランの利用その他当社が定める場合に、犯罪による収益の移転防止に関する法律その他の法令に基づく取引時確認として、本人確認または法人確認を行います。この確認に関する情報（以下「本人確認情報」といいます。）の取扱いは、次のとおりです。

1. 確認の方法。 当社は、ご提出いただいた本人確認書類と申告内容を当社の担当者が確認したうえで、ご提出いただいた住所に宛てて転送不要郵便（簡易書留または特定記録）で受取コードを記載した書面を送付し、受取コードの入力により住所を確認します。法人または団体の場合は、本店所在地宛てと担当者宛ての 2 通を送付します。書面の有効期間は発送から 30 日です。当社は、外部の本人確認サービスを利用しません。
2. 審査と記録。 確認は当社が指定した担当者が行い、承認、差戻し、手動での確定その他の操作は、実施者、日時、内容及び理由とともに記録します。確認が完了した後の確認記録は変更できません。
3. 保存場所。 本人確認書類は、通話記録等とは別の非公開の保存領域（日本国内、東京リージョン）に保存し、当社の担当者が審査のために閲覧する場合に限り、有効期間の短い URL を発行して表示します。
4. 保存期間。 本人確認情報及び確認記録は、法令に基づき、サービス利用契約の終了の日から 7 年間保存します。この期間中は、退会された場合やご本人から削除を求められた場合であっても削除できません。ただし、個人番号が写り込んだ画像は、この期間にかかわらず削除します。
5. 第三者への提供。 本人確認情報は、法令に基づく場合を除き、電話番号事業者、決済代行事業者その他の第三者に提供しません。法人向けの電話番号事業者に対して、番号の提供に関する規制上の要件として法人の名称、所在地等を登録する場合は、第6項に定めます。

6. 外部送信、第三者提供、情報収集モジュールの有無

本サービス及び当社ウェブサイトでは、以下のとおり外部事業者（日本国外にある者を含みます。）への利用者情報の送信または提供を行います。

• 認証基盤
  • 提供先　アメリカ合衆国に所在するクラウド事業者
  • 提供される利用者情報の項目　メールアドレス、パスワードを不可逆に変換した値、利用者 ID、ログインに関する記録
  • 目的　登録ユーザーの認証及び管理
• サーバー基盤
  • 提供先　クラウド事業者（日本国内。音声認識、応答生成及び音声合成の一部の処理はシンガポール）
  • 提供される利用者情報の項目　当社のサーバー上で取り扱う利用者情報（通話記録等を含みます。）
  • 目的　本サービスの運用及び保存
• 音声認識、応答生成及び音声合成（当社の音声対話基盤を経由）
  • 提供先　音声認識の委託先（アメリカ合衆国に所在。処理は日本国内のサーバーで行われます。）、及び応答生成・音声合成のための AI モデル提供事業者（アメリカ合衆国に所在。処理はシンガポール又はインドのサーバーで行われることがあります。）
  • 提供される利用者情報の項目　通話の音声、文字化したテキスト、応対の指示に含まれる登録ユーザーの設定データ
  • 目的　AI による応対の実行
  • 備考　いずれの事業者も、処理の終了後にデータを保存せず、当社との契約により、データをモデルの学習に利用しません。
• 用件の整理、応対の流れの設計支援その他の処理のための AI モデル
  • 提供先　アメリカ合衆国に所在する AI モデル提供事業者（米国リージョンのサーバー）
  • 提供される利用者情報の項目　通話内容を文字化したテキスト、応対の設定及び知識、登録ユーザーのウェブサイトの内容
  • 目的　用件の整理及び要約、応対の進行の判断、知識の作成及び検索、応対の流れの設計支援、模擬通話の生成及び評価
  • 備考　処理の終了後にデータを保存せず、当社との契約により、データをモデルの学習に利用しません。
• ウェブ検索（初期設定時）
  • 提供先　日本国外に所在する検索 API 事業者
  • 提供される利用者情報の項目　登録ユーザーの組織の名称、業種及び事業内容から生成した検索語
  • 目的　登録ユーザーの公式ウェブサイトの候補の探索
• 決済
  • 提供先　アメリカ合衆国に所在する決済代行事業者
  • 提供される利用者情報の項目　メールアドレス、請求先住所、組織及び利用者の識別子、プラン名、購読の状態
  • 目的　有料プランの決済処理、消費税の計算及びサブスクリプションの管理
• 電話番号事業者（当社が電話番号を提供する場合）
  • 提供先　アメリカ合衆国に所在する電話番号事業者（法人向けの事業者を含みます。）
  • 提供される利用者情報の項目　電話番号の設定に必要な情報（番号及び着信先の設定）。個人事業主の本人確認情報は提供しません。法人向けの事業者については、番号の提供に関する規制上の要件として、法人の名称、所在地その他当該事業者が求める法人の情報を登録することがあります。
  • 目的　電話番号の取得、維持及び着信の接続
• 郵便（本人確認または法人確認を行う場合）
  • 提供先　日本国内の郵便事業者
  • 提供される利用者情報の項目　宛名（氏名または法人名及び担当者名、住所）
  • 目的　転送不要郵便による住所の確認

7. 発信者の皆様へ

1. 本サービスを通じた通話は、登録ユーザーの設定に基づき AI が自動で応対するものです。通話は、登録ユーザーが録音及び記録を無効にしていない限り、録音され、文字化され、聞き取った用件とともに登録ユーザーに提供されます。 当社は、受付ページ及び埋め込みウィジェットでは通話の開始前に、電話番号を通じた通話では通話の冒頭に、これらの事項を表示または音声で案内し、通話の開始をもってご了承いただいたものとします。
2. 通話でお話しになった内容の取得主体は、当該受付を設置した登録ユーザーです。通話記録等の利用目的、開示、訂正、削除、利用停止その他のご請求及び苦情は、まず当該登録ユーザーにお申し出ください。
3. 当社の窓口（第13項）にご連絡いただいた場合、当社は、ご本人からのご連絡であることを確認のうえ、該当する登録ユーザーにお取り次ぎし、または法令に基づき当社が対応すべき事項について対応します。
4. お名前、電話番号その他ご本人や第三者を特定できる情報は、用件に必要な範囲でお話しください。
5. 通話記録等は、当社の AI の改善のための統計情報の作成に用いることがあります。

8. 第三者提供

当社は、利用者情報のうち、個人情報については、あらかじめ本人の同意を得ないで、第三者（日本国外にあるものを含みます。）に提供しません。ただし、次に掲げる必要があり第三者（日本国外にあるものも含みます。）に提供する場合はこの限りではありません。

1. 当社が利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合
2. 通話記録等を、登録ユーザーからの委託に基づき、当該登録ユーザーに提供する場合
3. 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合
4. 第6項の定めに従って、外部事業者へ個人情報が提供される場合
5. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
6. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
7. その他、個人情報保護法その他の法令で認められる場合

外国にある第三者への提供については、第9項に定めます。

9. 外国にある第三者への提供

当社は、本サービスの提供のために、外国にある第三者へ利用者情報を提供します。個人情報保護法上、委託であっても外国にある第三者への提供には本人の同意等が必要とされるため、当社は以下のとおり情報を提供したうえで、登録ユーザーの同意を得て提供します。発信者の個人情報については、登録ユーザーが、発信者に対する告知その他当該提供を適法に行うために必要な措置を講じます。

(1) 提供先と提供する情報

個人情報保護法は、外国にある第三者への提供にあたり移転先の外国の名称等の提供を求めていますが、事業者の名称の公表までは求めていないため、本ポリシーには事業者の名称を記載していません。

(2) 当該外国の個人情報の保護に関する制度

アメリカ合衆国には、日本の個人情報保護法に相当する包括的な個人情報の保護に関する法律はなく、分野ごとの法律及び州法により規律されています。シンガポール及びインドには、それぞれ個人情報の保護に関する法律があります。これらの国の制度に関する情報は、個人情報保護委員会が公表する外国制度の調査結果によっても確認できます。

(3) 当該第三者が講ずる措置

当社は、上記の各提供先が定めるデータ処理に関する契約条件（個人データの取扱いを当該サービスの提供の目的に限定すること、及び安全管理措置を講ずることを内容とするもの）に基づいて提供します。音声認識及び AI モデルの提供事業者については、当社が提供するデータをモデルの学習に利用しないことが契約条件に含まれます。

10. 安全管理措置

当社は、利用者情報の漏えい、滅失またはき損の防止その他の安全管理のために、次の措置を講じます。

• 通信の暗号化、及び保存する情報へのアクセス制御（組織ごとのアクセス範囲の制限を含みます。）
• 当社の担当者による通話記録等へのアクセスを、第4項(3)に定める場合に限定すること
• 委託先の選定にあたり、データを保存しないこと及び学習に利用しないことを条件とすること
• 従業者への教育、及び安全管理措置の定期的な見直し

11. 保存期間

削除は日次の処理で行います。登録ユーザーから削除の依頼があった場合は、法令に基づく保存が必要な情報を除き、対応します。

12. 個人情報の開示、訂正及び利用停止等

1. 当社は、ご本人から、個人情報保護法の定めに基づき保有個人データの開示、訂正、追加、削除、利用停止または第三者提供の停止を求められたときは、ご本人からのご請求であることを確認のうえで、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき対応し、その旨を通知します。ただし、個人情報保護法その他の法令により、当社がその義務を負わない場合は、この限りではありません。本人確認情報及び確認記録については、第5項4号に定める保存期間中は、削除及び利用停止のご請求に応じられません。
2. 発信者の通話記録等については、当社は登録ユーザーからの委託に基づきこれを取り扱っているため、まず登録ユーザーにお申し出いただき、当社は第7項に従って対応します。
3. 開示のご請求については、手数料（1 件あたり 3,500 円）を頂戴します。
4. 開示等のご請求は、当社所定の方法により、ご本人であることを確認できる資料及び対象となる情報を特定するために必要な事項（通話の日時、利用した受付、電話番号等）を添えて行ってください。これらが不足する場合、当社はご請求に応じられないことがあります。

13. お問い合わせ窓口

ご意見、ご質問、苦情のお申出その他利用者情報の取扱いに関するお問い合わせ、並びに開示等のご請求は、下記の窓口までメールでお願いいたします。

Otoa Reception サポート窓口　otoa-support@kizuna-intelligence.com

事業者の名称は Kizuna Intelligence株式会社です。住所及び代表者については、特定商取引法に基づく表示をご参照ください。

14. プライバシーポリシーの変更手続き

当社は、必要に応じて、本ポリシーを変更します。ただし、法令上本人の同意が必要となるような本ポリシーの変更を行う場合、変更後の本ポリシーは、当社所定の方法で変更に同意した方に対してのみ適用されるものとします。なお、当社は、本ポリシーを変更する場合には、変更後の本ポリシーの施行時期及び内容を当社のウェブサイト上での表示その他の適切な方法により周知し、または登録ユーザーに通知します。

【2026年6月20日制定】

【2026年9月5日改定】